Analista do Sebrae Minas
Quando falamos em estudo do tempo, nos vem à mente o pai da administração, Frederick Taylor, que, em 1903, apresentou um estudo sobre “tempos e movimentos” com a finalidade de aumentar a produtividade nas fábricas. Seu trabalho partia de uma observação dos movimentos dos operários e o tempo gasto para que cada um deles se completasse, o que levou a uma reestruturação dos processos então adotados e a uma dinamização das atividades realizadas, que possibilitaram reduzir o tempo de execução das tarefas.
O empreendedor atual vive uma nova realidade diante de um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, em que muitas vezes se trabalha até 14 horas por dia e, ainda assim, não é suficiente para realizar todas as atividades. Não temos uma tecnologia que pare o tempo, mas podemos gerir e administrar as atividades a serem realizadas dentro de um determinado período. Como atingir o potencial máximo dentro de um tempo satisfatório? Muito se fala sobre a gestão do tempo, mas, na verdade, o que gerimos e administramos são as atividades realizadas dentro de determinado tempo.
Se as atividades do seu dia a dia consomem boa parte do seu tempo, é hora de gerir estas atividades. Uma boa dica é listar todas as tarefas a serem realizadas em um determinado período, seja um dia, uma semana ou um mês. Depois disso, avalie o grau de importância de cada uma, ou seja, defina as prioridades. Verifique quais atividades podem ser delegadas a outras pessoas e quais serão de responsabilidade do próprio empreendedor.
Outro ponto importante é planejar com antecedência e, se possível, definir metas a serem alcançadas dentro de um determinado tempo. Por exemplo: “até às 10h definirei as compras” ou “toda segunda-feira farei uma reunião com a equipe das 8h às 9h”. A disciplina para com os horários deve ser rigorosa.
No caso de tarefas não agendadas, deve-se realizá-las sempre antes da data prevista para evitar acúmulo de trabalho. Uma frase muito utilizada e que é importante na gestão de tempo é: “não deixe para amanhã o que se pode fazer hoje”, ou seja, tudo quer for possível resolver, mesmo que a data limite ainda esteja longe, faça naquele momento. Mas é importante frisar que cada um tem sua forma de trabalhar. É preciso atuar de acordo com o seu limite e evitar estresse físico e mental.