Uma das grandes dificuldades das empresas é saber como lidar com o controle de estoques. Considerado um dos principais ativos das empresas, o estoque é fundamental para que possam sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo. Comprar e vender com eficiência pode levar o empreendedor ao sucesso – e o inverso também é verdadeiro. As empresas que conseguem entregar produtos no momento que o cliente precisa têm grandes chances de fidelizá-lo.

Para melhorar o controle dos estoques, as empresas investem em sistemas informatizados que “medem” o giro da mercadoria e orientam os compradores sobre quais produtos e em que quantidade devem ser adquiridos para atender à demanda da melhor forma possível. Mas, mesmo que esse sistema apresente bom resultado, a maioria das empresas observa uma diferença entre a quantidade real dos produtos armazenados daquela apresentada no sistema informatizado. Essa divergência dificulta todo o processo de compra e venda. Para enfrentar o problema, o empresário deve adotar algumas medidas:

Capacitação: É fundamental capacitar todos os colaboradores, desde quem registra as notas fiscais no recebimento das mercadorias que chegam do fornecedor, até aquele que entrega o produto ao cliente.

Processos: Para que todos tenham um padrão de trabalho, “desenhar” todo o processo facilita o entendimento da rotina. O fluxograma é uma ferramenta de gestão de fácil entendimento, que simplifica os processos. Definir esses processos junto à equipe é fundamental para que não haja erros como, por exemplo, entregar a mercadoria e não dar baixa do produto no sistema. 

Conferências: conferir se o sistema informatizado informa corretamente a quantidade de produtos armazenados fisicamente é essencial para identificar eventuais divergências. Outra estratégia é criar um grupo de inteligência para apurar e investigar falhas que possam ter ocorrido durante o processo e ter um plano de ação para corrigi-las.

Reuniões: para validar todo o plano, é importante realizar reuniões rotineiras com toda a equipe para apresentar resultados, possíveis falhas e planos de ação. É igualmente necessário estar sempre aberto a sugestões de todos os envolvidos e propor melhorias. E ressaltar que o atendimento ao cliente, elemento mais importante de todo esse processo, não deve ser impactado.